KONSEP DASAR PERILAKU KEORGANISASIAN

Pengertian
Organisasi adalah wadah berkumpulnya sekelompok orang yang memiliki tujuan bersama, kemudian meng-organisasikan diri dengan bekerja bersama-sama dan merealisasikan tujuannya.
Organisasi adalah wadah yang memungkinkan masayarakat dapat meraih hasil yang sebelumnya belum dapat dicapai oleh individu secara sendiri-sendiri. (James L. Gibson, 1986).
Manajemen organisasi adalah strategi pengelolaan lembaga untuk mencapai tujuan organisasi yang efektif dan efesien.
Perilaku berorganisasi meliputi 3 ranah utama komponen yaitu :

  • Kognitif
  • Afektif
  • Psikomotor

Komponen Organisasi
Komponen penting organisasi meliputi :
• Tujuan
Merupakan sesuatu yang akan di capai dalam rentang waktu tertentu, Tujuan berdasarkan rentang dan cakupanya dapat di bagi dalam beberapa karakteristik antara lain :

  • Tujuan Jangka panjang
  • Tujuan Jangka menengah dan
  • Tujuan Jangka pendek

• Struktur
Struktur Organisasi sangat penting untuk dapat dipahami oleh semua komponen dalam rangka menciptakan system kerja yang efektif dan efesien.

• Sistem
Terbagi dalam komponen penyusun yang saling berikatan yaitu :

  • Input
  • Proses
  • Output
  • Feedback

Organisasi Profesi
Asosiasi profesi, mengingat kembali kalimat William Smith, sebenarnya tak lain dari bentuk formal pertemanan antara orang-orang seprofesi. Karena bentuknya yang formal, maka asosiasi profesi biasanya mempunyai aturan-aturan, kode etik, syarat keanggotaan, bahkan yang lebih serius lagi mempunyai dewan kehormatan atau dewan pertimbangan yang bertugas untuk menegakkan disiplin organisasi.

Apa keuntungan kita untuk bergabung dalam satu asosiasi profesi? Jelas bahwa keuntungannya besar, terutama kalau anda adalah seorang pemula. Manfaat yang paling minimal adalah bahwa anda secara formal diakui sebagai salah satu professional pada bidang tertentu. Walaupun baru masuk kuliah, tetapi anda telah bergabung dalam satu asosiasi profesi atau apapun yang lain, minimal secara formal anda akan diakui sebagai seorang jurnalis, seorang karateka, seorang pecinta alam, seorang pemain basket dll. Apalagi kalau untuk menjadi anggota asosiasi itu anda harus memenuhi sekian syarat, termasuk di antaranya ujian kecakapan profesi. Dengan demikian baik di antara teman-teman seprofesi maupun di hadapan masyarakat luas, anda akan diakui sebagai professional bidang tersebut.
Tetapi yang tak kalah penting sebenarnya justru di luar sisi formal keanggotaan itu sendiri. Yang lebih penting adalah bahwa anda masuk dalam kelompok professional bidang tertentu, yang mempunyai kebiasaan-kebiasaannya sendiri, cara berpikirnya sendiri, cara berpakaiannya sendiri, cara hidupnya sendiri dan lain-lain. Dengan bergaul intens dengan mereka, akan sangat mudah bagi anda untuk melakukan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan tuntutan profesi anda. Ingat, profesi adalah hidup anda sendiri, dengan seluruh seginya, baik menyangkut syarat-syarat keahlian maupun syarat-syarat non keahlian yang oleh masyarakat (pasar) dianggap penting. Dengan segala maaf, profesi juga menyangkut bagaimana anda berbicara, bagaimana anda berjalan, bagaimana anda berpakaian, bagaimana anda berdandan, bahkan juga aroma parfum anda.

KONSEP DASAR MANAJEMEN

Materi / Bahan Ajar

Fungsi-fungsi manajemen
Sampai sekarang belum ada kesepakatan baik diantara para praktisi maupun para teoritisi mengenai apa saja yang menjadi fungsi-fungsi atau tugas-tugas manajemen. Untuk pembahasan kita, baiklah kita ambil konsep paling sederhana yang diajukan oleh George R. Terry yang meliputi 4 buah fungsi manajemen, yaitu:

Perencanaan (Planning)
Pengorganisasian (Organizing)
Penggerakkan (Actuating)
Pengawasan (Controlling)
Ad.1. Perencanaan (Planning)
Secara sederhana perencanaan dapat dirumuskan sebagai penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan. Tetapi biasanya secara lebih detail perencanaan dirumuskan sebagai penetapan atau penyusunan langkah-langkah sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut: apa yang harus dicapai, bilamana hal tersebut harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggung jawab atas pencapaian tujuan, dan mengapa sesuatu hal harus dicapai.

Di dalam bahasa Inggris perencanaan (planning) dirumuskan sebagai tindakan yang harus dilakukan dalam menjawab 6 buah pertanyaan yang lazim dikenal sebagai 5 W + 1 H, yaitu:
a. Tindakan apa yang harus dikerjakan (WHAT)
b. Apakah sebabnya tindakan itu dikerjakan (WHY)
c. Dimanakah tindakan itu akan dilakukan (WHERE)
d. Bilamana tindakan itu dikerjakan (WHEN)
e. Siapa yang akan mengerjakan tindakan itu (WHO)
f. Bagaimana pelaksanaannya (HOW)

Dari serentetan pertanyaan tersebut di atas, dua masalah pokok adalah ‘What’ yang mempersoalkan tujuan yang hendak dicapai dan ‘How’ yaitu bagaimana metode atau cara untuk mencpai tujuan tersebut. Setelah kedua pertanyaan ini terjawab, maka barulah diteruskan dengan tindakan-tindakan yang lain.

1.1. Pedoman Perencanaan
Karena sebuah rencana dibuat untuk kemudian dilaksanakan, maka penyusunannya harus mengingat beberapa patokan atau pedoman utama, yakni:

Kemampuan
Kondisi dan situasi
Tanggung jawab
Kerjasama
1.1.1. Kemampuan
Perencanaan harus disesuaikan dengan kemampuan yang ada: sumber-sumber yang tersedia, kamampuan tenaga pelaksana, sumber keuangan, bahan-bahan yang dimiliki, dan sebagainya. Sebuah rencana yang dibuat tanpa mengingat kemampuan untuk mencapainya, maka mudah kandas di tengah jalan.

1.1.2. Kondisi dan Situasi
Kondisi dan situasi masyarakat di mana sebuah usaha akan dilakukan perlu juga menjadi pertimbangan. Termasuk dalam hal ini adalah kondisi sosial, ekonomi, budaya, dan sebagainya. Misalnya kemampuan daya beli masyarakat dan kesenangan terhadap barang yang akan diproduksi.

1.1.3. Tanggung Jawab
Perlu pula dipertimbangkan besar kecilnya tanggung jawab yang akan dipikul oleh masing-masing petugas, baik terhadap organisasi maupun terhadap masyarakat (tanggung jawab sosial). Apakah usaha tidak akan mengganggu kenyamanan masyarakat dan lingkungan.

1.1.4. Kerjasama
Yang juga harus dipertimbangkan adalah gambaran akan mudah tidaknya terjadi kerjasama yang baik antara orang-orang yang menduduki bagian-bagian organisasi yang akan dijalankan.

1.2. Sifat Perencanaan
Kecuali beberapa faktor yang harus menjadi pertimbangan dalam membuat perencanaan, maka sebuah rencana yang baik harus memiliki sifat-sifat:

Rasional, artinya rencana dibuat berdasarkan pemikiran dan perhitungan yang masak, sesuai dengan kemampuan yang ada.

Luwes, atau fleksibel, artinya rencana dapat mudah menyesuaikan diri dengan perubahan/perkembangan situasi dan kondisi yang mungkin terjadi.

Di samping itu rencana harus dibuat secara terus-menerus dan berkesinambungan sesuai dengan perubahan dan perkembangan masa. Artinya pada setiap jangka waktu tertentu perlu dievaluasi dan diperbaiki.

1.3. Macam-macam Perencanaan
Suatu perencanaan dapat dilihat dari 4 sudut pandangan, yaitu:

Tingkatan manajemen
Jangka waktu
Daerah berlakunya
Materi perencanaan
1.3.1. Tingkatan Manajemen
Dari sudut tingakatan manajemen, kita mengenal:

1.3.1.1. Perencanaan Kebijaksanaan Dasar (policy Planning atau Administrative Planning), adalah perencanaan yang memuat tentang garis besar kebijaksanaan (policy) dari seluruh kegiatan organisasi. Perencanaan kebijaksanaan dasar ini dibuat oleh pimpinan pada tingkatan top management atau manajemen puncak.

1.3.1.2. Perencanaan Program (Program Planning atau Managerial Planning), adalah perencanaan untuk menterjemahkan kebijaksanaan dasar tersebut di atas ke dalam program-program untuk dilaksanakan. Perencanaan program disusun oleh pimpinan atau manajemen menengah.

1.3.1.3. Perencanaan Operasional (Operational Planning), adalah perencanaan pada tingkat terakhir yang dibuat oleh pimpinan tingkat rendah atau tingkat pertama untuk melaksanakan program kerja di lapangan.

1.3.2. Jangka waktu
Dari sudut masa berlakunya sebuah rencana, atau berdasarkan tahapannya, kita mengenal:

1.3.2.1. Perencanaan jangka pendek, yang biasanya berlaku dalam satu, dua, tiga, empat, dan lima tahun.
1.3.2.2. Perencanaan jangka panjang, yang biasanya dibuat untuk jangka waktu 10 tahun atau lebih.
1.3.2.3. Perencanaan tahunan, yang dibuat untuk satu tahun dan merupakan program pelaksanaan dari pada perencanaan jangka pendek.

1.3.3. Daerah berlakunya
Berdasarkan daerah berlakunya, kita mengenal perencanaan yang dibuat secara internasional (antar bangsa), nasional (di dalam sebuah negara), regional (antar wilayah), dan lokal (daerah). Di dalam tata pemerintahan di Indonesia, kita mengenal urutan sebagai berikut: nasional (pusat), propinsi, kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan, dan sebagainya.

1.3.4. Materi Perencanaan
Berdasarkan materi perencanaan, kita mengenal bidang-bidang seperti: perencanaan keamanan dan ketertiban, pendidikan, industri, kebudayaan, perdagangan, keuangan, tata kota, dan sebagainya. Yang juga termasuk di dalam pembuatan rencana, tetapi adakalanya dipisahkan menjadi bab tersendiri adalah masalah-masalah penyusunan budget (biaya), standar, dan program atau acara kerja.
Sehingga secara lebih luas lagi sesungguhnya perencanaan dapat dirumuskan sebagai penetapan tujuan, kebijaksanaan dasar, prosedur, budget, standar, dan program dari suatu organisasi. Adapun kegiatannya meliputi: menetapkan peraturan-peraturan dan pedoman-pedoman pelaksanaan tugas, menetapkan biaya dan pemasukan yang diharapkan serta rangkaian tindakan yang akan dilakukan di masa depan.

Ad.2. Pengorganisasian (Organizing)

1. Arti Organisasi
Organisasi berasal dari bahasa Yunani Organon atau dalam bahasa Latin organum yang artinya alat, bagian atau anggota badan. Dari berbagai macam batasan organisasi dapat disarikan adanya dua pengertian, yaitu pertama rumusan J.D. Mooney yang menyatakan organisasi sebagai perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama, dan kedua batasan C.I. Barnard yang menyebutkan organisasi sebagai sistem dari usaha-usaha kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Dengan demikian organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam pengertian: sebagai alat dan sebagai fungsi atau organisasi sebagai manajemen. Dengan perkataan lain, berdasarkan sifatnya organisasi dapat dibedakan antara organisasi statis dan organisasi dinamis.

Organisasi statis adalah gambaran secara skematis tentang hubungan kerjasama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu usaha untuk mencapai sesuatu tujuan. Sedangkan organisasi dinamis adalah setiap kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organis, mengadakan departemenisasi, menetapkan wewenang, tugas, dan tanggung jawab dari orang-orang di dalam suatu badan/organisasi. Ringkasnya organisasi dinamis adalah kegiatan-kegiatan mengorganisir yaitu kegiatan menetapkan susunan organisasi suatu usaha.

2. Hubungan antara orang-orang di dalam suatu organisasi
Berdasarkan hubungan antara orang-orang yang terdapat di dalam suatu organisasi dikenal pula adanya organisasi formal , yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dan dikoordinasikan secara sadar untuk mencapai tujuan tertentu; dan organisasi informal yang merupakan kempulan hubungan antara pribadi-pribadi tanpa tujuan bersama yang disadari. Meskipun pada akhirnya hubungan-hubungan tak disadari tersebut ternyata dilakukan untuk mencapai tujuan bersama.
Dengan demikian seperti halnya administrasi, maka ada tiga unsur utama dalam organisasi, yaitu:

adanya sekelompok orang
adanya hubungan kerjasama antara orang-orang tersebut
adanya tujuan bersama yang ingin dicapai
3. Dasar-dasar Organisasi
Tugas pokok seorang manager antara lain adalah menyusun organisasi sedemikian rupa sehingga orang-orang dapat bekerja sama dengan efektif dalam rangka mencapai tujuan. Oleh karena itu seringkali kita dengar ungkapan bahwa seorang manager atau pemimpin yang baik adalah seorang organisator yang baik pula.

Adapun prinsip-prinsip atau dasar-dasar organisasi tersebut adalah:

Tujuan yang jelas
Kesatuan komando
Pembagian kerja
Pelimpahan Wewenang dan Tanggung Jawab
4. Bentuk-bentuk atau Tipe-tipe Organisasi

Ada 4 macam bentuk atau tipe organisasi yang sering kita temui di dalam praktik:

1. Organisasi Lini (Garis)
Organisasi Lini adalah bentuk organisasi di mana pimpinan dipandang sebagai sumber wewenang tunggal. Garis komandonya kuat dan hanya satu, yaitu dari atas ke bawah. Dengan demikian segala keputusan kebijaksanaan dan tanggung jawab ada pada satu tangan. Bentuk ini biasanya dipakai untuk organisasi yang orang-orangnya sedikit sehingga tugas-tugas pekerjaan yang ada di dalamnya juga tidak terlampau kompleks. (contoh: Struktur Organisasi Lini)

2. Organisasi Lini dan Staf
Organisasi Lini dan Staf adalah organisasi di mana pimpinan dibantu oleh sekelompok staf, yang mempunyai wewenang fungsional memberikan bantuan pemikiran/saran-saran. Sedangkan wewenang komando tetap berada di tangan pimpinan atau kelompok lini, yang melaksanakan tugas-tugas pokok dalam organisasi dan yang berhak mengambil keputusan terakhir. Bentuk ini lebih sesuai untuk organisasi yang besar dengan kegiatan yang banyak dan kompleks dan melibatkan banyak orang. (contoh: Struktur Organisasi Lini dan Staf).

3. Organisasi Fungsional
Organisasi Fungsional adalah organisasi di mana orang-orang digolongkan menurut fungsi atau pekerjaan yang mereka lakukan. Dalam bentuk organisasi fungsional bawahan mendapat perintah dari beberapa kepala bagian yang masing-masing ahli dalam bidangnya. (contoh: Struktur Organisasi Fungsional)

4. Organisasi Panitia
Organisasi Panitia adalah bentuk organisasi yang pimpinannya bersifat kolegial atau dewan, artinya terdiri dari beberapa orang. Segala keputusan diambil dan dipertanggung jawabkan secara bersama-sama. (contoh: Struktur Organisasi Panitia).

Teknik Penguasaan Lapangan Dalam Organisasi

Dalam ilmu pengkondisian lapangan ini, kita akan mempelajari dan melatih mengenai bagaimana teknik mengendalikan massa di lapangan sehingga massa bereaksi sesuai dengan apa yang kita inginkan dan agar informasi yang hendak kita sampaikan dapat diterima massa secara optimal.

Mengendalikan massa berbeda jauh tingkat kesulitannya dibandingkan jika mengendalikan kelompok orang yang berjumlah kecil. Tetapi bagi seorang tenaga professional lapangan, mengendalikan massa adalah hal yang mudah jika kita menguasai ilmunya.

Aplikasi ilmu ini dapat kita terapkan pada :

<!–[if !supportLists]–>Kegiatan pengorganisasian kerja massal (kerja bakti, persiapan kegiatan dalam waktu singkat, dll)
<!–[if !supportLists]–>Kegiatan yang bersifat kolosal (Tadzabur alam, rihlah, tabligh akbar, kamping dll)
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Kegiatan kaderisasi

Persiapan fisik

Persiapan “fisik” yang kiranya perlu dipersiapkan :

<!–[if !supportLists]–>Penampilan fisik dan kharisma (pancaran jiwa) terutama sewaktu penampilan pertama, karena dapat menimbulkan kesan pertama
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>“Dekorasi” seperti spanduk, poster, dll. Kesemuanya bertujuan untuk membangkitkan minat massa untuk memperhatikan dan sebagai alat bantu penyampaian informasi
Ada kalanya dekorasi juga diwujudkan dalam hal yang kreatif seperti boneka, drama, dll.
<!–[if !supportLists]–>Alat komunikasi yang memadai (megaphone, sound system, dll)

Pengumpulan Massa dan Teknik Pengkondisian Awal

Tugas pertama orang-orang lapangan adalah :

Mengumpulkan massa
Massa tentu belum ada di tempat yang kita inginkan dan walau ada di tempat yang kita inginkan, belum tentu mereka berada dalam satu forum dengan kita. Tugas awal kita adalah menyatukan mereka dengan kita.

Teknik yang dapat kita gunakan adalah ajakan, perintah ataupun paksaan.

Pengumpulan ini dapat dilakukan oleh :

DanLap : Dia berada di sekitar pusat lokasi dan mengajak massa secara “ammah” untuk mengikuti kegiatan ini. Dia biasanya menggunakan alat komunikasi yang paling baik.
Wakil-wakil DanLap : Mereka bergerak mendukung tujuan DanLap. Mereka dapat menyebar ke lokasi-lokasi yang ada disekitar tempat acara (terutama lokasi yang tidak mendengar seruan DanLap ini). Tujuan penyebaran mereka untuk menginformasikan adanya acara ini. Mereka pun melakukan ajakan secara “ammah”
“Tim Lapangan” : Biasanya jumlahnya banyak, dan merekalah yang mengajak massa bergabung secara fardiyah. Misalnya dengan ajakan langsung, menyebarkan lef let, mengibarkan spanduk, dll.
Pengkondisian lapangan ini juga dapat dilakukan jauh-jauh waktu sebelum acara digelar, seperti jika acara digelar siang, maka pagi-paginya telah dilaksanakan publikasi.

Mengkondisikan massa
Massa perlu dikondisikan agar :

<!–[if !supportLists]–>Massa “panas” atau bergairah
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Massa siap menerima informasi
<!–[if !supportLists]–> <!–[endif]–>Massa (lingkungan) mendukung proses penyampaian informasi
Cara pengkondisian massa : ORASI, yel-yel, lagu, penggerakan “tim lapangan”

Kepanitiaan dalam Organisasi

Pengertian panitia menurut bahasa adalah sekumpulan beberapa orang yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan.

Urutan kerja kepanitiaan suatu kegiatan/program adalah :

<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Munculnya ide/rencana kegiatan/program
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Pengurusan perizinan pelaksanaan kegiatan
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Persiapan kegiatan
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Pelaksanaan kegiatan
<!–[if !supportLists]–>Evaluasi

<!–[if !supportLists]–>1. Munculnya ide/rencana/sebab kegiatan/program<!–[endif]–>

(Bagi officers, ide seharusnya telah diturunkan oversight.)

Sebab munculnya ide/rencana suatu kegiatan dapat berupa :

<!–[if !supportLists]–>Karena tugas (melaksanakan Idul Adha)
<!–[if !supportLists]–> <!–[endif]–>Karena adanya moment/kesempatan.
<!–[if !supportLists]–>Bentuk telah terdefinisi tetapi waktu belum terdefinisi (Ingin melaksanakan Tabligh Akbar)
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Waktu telah terdefinisi tetapi bentuk belum terdefinisi (Mengisi liburan panjang)
<!–[if !supportLists]–>Karena adanya tujuan yang ingin dicapai
<!–[if !supportLists]–>Karena program kerja,
Kegiatan yang dilaksanakan sebaiknya :

<!–[if !supportLists]–>bervariasi dan menarik
Orang akan bosan menghadiri/mengikuti kegiatan yang monoton dan tidak menarik

<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>frekuensinya relatif sering
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>secara terencana mengadakan kegiatan-kegiatan yang bersifat kolosal dan partisipatif
[Agar ide-ide kegiatan dapat muncul dan dapat diwujudkan, maka markas memiliki nilai yang penting. Markas harus benar-benar menjadi tempat berkumpul sehari-hari setiap ROHANI. Hal ini karena:

<!–[endif]–>Ide dapat segera ditindaklanjuti (disetujui, direncanakan, dll)
Proses pelahiran ide “dari markas” ini akan memegang peran penting tatkala kita telah go Public.]

<!–[if !supportLists]–>2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut<!–[endif]–>

Rapat awal adalah menyiapkan ide-ide pokok kegiatan

URUTAN TEKNIK RAPAT AWAL :

<!–[if !supportLists]–>a. <!–[endif]–>Persiapan rapat awal, intinya adalah mengusahakan agar seluruh anggota dapat hadir dalam rapat ini. Persiapannya mencakup :

<!–[if !supportLists]–>penentuan waktu dan tempat rapat.
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>mengundang seluruh anggota yang terkait untuk hadir dalam rapat.
Keunggulan menggunakan surat :

<!–[if !supportLists]–>
mengantisipasi kelupaan orang yang diundang

<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>beberapa orang akan merasakan pentingnya rapat itu jika diundang secara resmi dengan surat
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>jika perlu dapat saja mengadakan hal menarik agar peserta rapat termotivasi untuk datang
Catatan : jangan sampai melupakan seorang pun !!
Persiapan rapat “serumit” ini perlu kita pahami saat kita memimpin jumlah pengurus yang besar (saat go public)

<!–[if !supportLists]–>b. <!–[endif]–>Pelaksanaan rapat, hal-hal yang dibahas dalam rapat awal adalah:

<!–[if !supportLists]–>Penentuan deskripsi kegiatan (mencakup bentuk, waktu dan tempat kegiatan yang belum terdefinisi)
Cara yang dapat digunakan :

<!–[if !supportLists]–>

dengan diskusi (usul-usul)

dengan cara Brain Storming. (Lihat tip-tip BS)
<!–[endif]–><!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>

Setelah kegiatan terdeskripsi perlu dilakukan SWOT. Hasil SWOT ini akan membantu memutuskan apakah kegiatan ini baik untuk dilaksanakan atau tidak.

PERHATIKAN : Program dan sasaran dari kegiatan ini harus jelas dan terkomunikasi kepada seluruh anggota yang terkait.

<!–[if !supportLists]–>Penentuan kepanitiaan,
Yang pertamakali dipilih dalam kepanitiaan ini adalah ketua panitia.

Seorang ketua panitia hendaknya minimal :

<!–[if !supportLists]–>Memiliki pengetahuan yang cukup akan kegiatan yang akan dilaksanakannya

<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Bersikap adil(atas amanat yang diterimanya) dalam memberikan tugas.
Sedangkan anggota yang memilih hendaknya :

<!–[if !supportLists]–>Memilih ketua tersebut dengan serius.

<!–[if !supportLists]–>Bersedia taat kepada ketua tersebut, baik dikala mudah maupun dikala sulit.

Dalam struktur kepanitiaan, yang selalu ada adalah : Ketua, sekertaris dan bendahara.

Jika hendak mengadakan wakil ketua, sekertaris I, bendahara I, dsb., hal ini terserah panitia yang juga disesuaikan dengan keadaan.

Adapun seksi-seksi yang diadakan, disesuaikan dengan keadaan juga dan jenis kegiatan yang akan dilakukan. Seksi-seksi yang diadakan dapat berupa seksi humas, dana usaha, acara, sarana prasarana, perizinan, transportasi, konsumsi, kebersihan, dekorasi, keamanan, publikasi, dokumentasi, dsb.

Yang perlu diperhatikan, hendaknya kepanitiaan ini bersifat padat karya.

Partisipasi seseorang dalam kegiatan suatu organisasi Insya Allah akan berakibat positif bagi tumbuhnya kepercayaan dan loyalitas orang tersebut akan organisasi itu.

Sistem komando (kontrol, evaluasi dan disiplin) seksi-seksi yang ada dapat berupa :

<!–[if !supportLists]–>langsung kepada ketua

<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>melalui koordinator
Jika SDM yang ada tidak mencukupi jumlah seksi-seksi yang ada, maka seseorang dapat saja menjabat lebih dari satu jabatan di kepanitiaan.

Walaupun telah ada ketua panitia, kepemimpinan tetap bersifat kolektif. Kesalahan seorang panitia akan ditanggung oleh seluruh panitia. Jangan selalu bergantung kepada ketua.

<!–[if !supportLists]–>Pendeskripsian tugas, agar :
<!–[if !supportLists]–>· <!–[endif]–>Setiap orang mengerti & jelas akan tugasnya, agar :

<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>akan mengurangi beban ketua

<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>dapat bekerja mandiri

<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>lebih memotivasi orang untuk berkreasi (otonomi)
<!–[if !supportLists]–>· <!–[endif]–>Setiap tugas terdelegasikan sehingga tidak ada tugas yang tidak terkerjakan karena lupa (tidak terdeteksi semenjak awal) atau tidak ada yang merasa bertanggung jawab.

Sebagai acuan pendeskripsian tugas panitia, harus diketahui terlebih dahulu hal-hal apa saja yang harus disiapkan guna berlangsungnya acara ini.

<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Pembuatan time schedule/daftar waktu kerja
Hal ini membantu evaluasi persiapan kegiatan. Selain itu panitia tidak perlu menunggu perintah ketua untuk bekerja karena telah mengetahui kapan saja ia harus bekerja.

Pedoman pembuatan time schedule dapat merujuk kepada hal-hal apa saja yang harus dilakukan pada tahap persiapan kegiatan.

Standar time schedule ROHANI :

Aktivitas
Waktu

I
II
III
IV

A

B

<!–[if !supportLists]–>Penentuan anggaran kegiatan dan cara pemenuhannya.
Biasanya setiap seksi diminta untuk membuat anggaran dana yang dibutuhkan seksi tersebut.

<!–[if !supportLists]–>c. Pasca Rapat<!–[endif]–>

Hasil rapat perlu disosialisasikan kepada anggota lainnya yang tidak hadir sewaktu rapat. Hal ini berguna agar setiap anggota merasa ikut bertanggung jawab atas kegiatan ini.

<!–[if !supportLists]–>3. Pengurusan perizinan kegiatan<!–[endif]–>

Pengurusan perizinan dapat dibagi dua :

<!–[if !supportLists]–>a. <!–[endif]–>Perizinan dengan proposal

Akan sangat membantu dalam tahap perizinan ini jika sejak semula kita telah membina hubungan yang baik dengan pihak pemberi izin.

<!–[if !supportLists]–>b. <!–[endif]–>Perizinan dengan surat (dengan melampirkan proposal)

Perizinan dengan surat dilakukan jika dibutuhkan saja.

Perizinan dengan surat dilakukan misalnya untuk peminjaman ruangan atau prasarana, izin keramaian pada polwiltabes, dsb.

Kita memiliki beberapa kegiatan-kegiatan mendasar yang jika perizinannya gagal, kegiatan tersebut harus tetap dilaksanakan. Seperti dauroh dan training. Kegiatan-kegiatan ini adalah kegiatan mendasar ROHANI yang jika diizinkan kita jalankan dengan legal, jika tidak kita tetap laksanakan dengan istilah Under Ground Movement.

<!–[if !supportLists]–>2. Persiapan kegiatan<!–[endif]–>

Dalam tahap ini, setiap panitia melaksanakan tugasnya sesuai dengan deskripsi tugas dan time schedule yang telah disepakati sewaktu rapat awal.

Sering timbul masalah-masalah yang belum terantisipasi dalam rapat awal. Karena itu kebersamaan panitia dan evaluasi persiapan sangat penting dalam tahap ini.

Jalur komunikasi dan informasi antar sesama panitia pun cukup penting karena kemungkinan sesama panitia akan sulit bertemu karena memiliki kesibukan dalam tanggung jawabnya yang berbeda. (Mungkin sebuah buku komunikasi akan sangat bermanfaat)

Ketua harus senantiasa memonitor situasi dan mengevaluasi persiapan ini melalui sistem komando yang telah dipilihnya sewaktu rapat awal.

Evaluasi ini adalah baik evaluasi persiapan itu sendiri ataupun pemantauan ghirah panitia. Jika ghirah panitia menurun, maka ketua harus segera mengantisipasinya.

Untuk beberapa jenis kegiatan, perlu adanya technical meeting baik dengan sesama panitia ataupun dengan peserta tidak jauh sebelum pelaksanaan kegiatan untuk mematangkan pelaksaan kegiatan.

Karena dalam pelaksaan kegiatan kemungkinan besar koordinasi antar panitia agak sukar, maka technical meeting disini memainkan peranan yang penting. (Tetapi untuk kegiatan-kegiatan besar non-partisipatif, maka technical meeting adalah urusan teman-teman dari operation)

3. Pencarian Dana

Sumber-sumber dana :

Dana Usaha : (Alternatif yang pernah dikerjakan)

<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Penjualan baju
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Penjualan soal-soal ujian
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Penjualan koran bekas
<!–[if !supportLists]–> <!–[endif]–>Profit kegiatan

Sponsorship
<!–[if !supportLists]–>

Tip-tip pembuatan proposal : ringkas, unik (orang lebih tertarik membacanya daripada proposal lain), jelas, memastikan adanya prospek bagi yang terlibat didalamnya.
Arsip proposal apa saja
Penjelasan ikatan kerjasama
Komunikasi (duta pembawa proposal)
<!–[endif]–><!–[if !supportLists]–><!–[endif]–><!–[if !supportLists]–><!–[endif]–><!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>

Arsip-arsip dalam proposal sponsorship :

<!–[if !supportLists]–>Surat pengantar
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Proposal
Pada lampiran terdapat ketentuan sponsorship
<!–[if !supportLists]–> <!–[endif]–>Surat tanda terima proposal
<!–[if !supportLists]–> <!–[endif]–>Surat perjanjian kerja sama

Donatusi
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Kejelasan Proposal
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Komunikasi (duta pembawa proposal)
<!–[if !supportLists]–>Ada<!–[endif]–> cinderamata
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Kwitansi
Arsip-arsip dalam proposal donatusi :

<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Surat pengantar
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Proposal
Pada lampiran terdapat ketentuan donatusi
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Kwitansi
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Cinderamata

Dana Pribadi
4. Pelaksanaan Kegiatan

Untuk kegiatan-kegiatan tertentu, pelaksanaan menjadi tanggung jawab Operation.

<!–[if !supportLists]–>5. Evaluasi<!–[endif]–>

Evaluasi berguna untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan sesuatu pekerjaan sehingga dengan demikian dapat ditentukan tindakan selanjutnya bagi suatu tujuan.

<!–[if !supportLists]–>Bagi angkatan pelaksananya :

<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Untuk mempelajari kekurangan yang terjadi

<!–[if !supportLists]–>agar kelak tidak mengulangi kekurangan yang serupa

<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>dan dapat mengusahakan agar kegiatan yang mendatang menjadi lebih baik
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Bagi angkatan berikutnya :

<!–[if !supportLists]–>Belajar dari pengalaman angkatan sebelumnya

<!–[if !supportLists]–>Sehingga perbaikan yang dilakukan tidak mulai lagi dari nol
Hal ini dapat terwujudkan hanya jika ada di ROHANI ini suatu sistem evaluasi kegiatan yang rapi yaitu dalam bentuk laporan kegiatan yang terarsipkan.

Hasil evaluasi hendaknya diarsipkan dalam bentuk laporan kegiatan yang sistematis.

Evaluasi disini mencakup evaluasi tahapan persiapan kegiatan dan pelaksanaan kegiatan dengan evaluasi tiap tahapan kurang lebih terdiri dari:

<!–[if !supportLists]–>Deskripsi pelaksanaan tahapan tersebut
<!–[if !supportLists]–> hasil-hasil dari tahapan tersebut
<!–[if !supportLists]–>Kekurangan, kesalahan, hambatan atau masalah yang terjadi
<!–[if !supportLists]–> Saran bagi kegiatan selanjutnnya

Administrasi, Kesekretariatan, dan keuangan
Prinsip administrasi kesekretariatan adalah :

<!–[if !supportLists]–>Sederhana
<!–[if !supportLists]–>Jelas
<!–[if !supportLists]–>Fleksibel
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Satu kesatuan / komando
<!–[if !supportLists]–>Praktis

Fungsi dasar administrasi kesekretariatan :

<!–[if !supportLists]–>Merumuskan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan informasi
<!–[if !supportLists]–>Pengendalian informasi
<!–[if !supportLists]–>Penggunaan teknologi

Beberapa Sistem Administrasi :

<!–[if !supportLists]–>A. PROPOSAL<!–[endif]–>

Untuk :

<!–[if !supportLists]–>bahan pertimbangan bagi yang berwenang
<!–[if !supportLists]–>pengajuan bantuan
<!–[if !supportLists]–> <!–[endif]–>landasan kerja
<!–[if !supportLists]–>§ <!–[endif]–>barometer keberhasilan
Proposal bersinonim artinya dengan suggestion (saran, usul atau nasehat), offer (penawaran), application (permintaan, lamaran), tender (penawaran, pendaftaran), plan (rencana).

BAB-BAB STANDAR PROPOSAL PERIZINAN :

<!–[if !supportLists]–> I. <!–[endif]–>Pendahuluan

<!–[if !supportLists]–> II. <!–[endif]–>Dasar pemikiran, Dasar pelaksanaan

Dasar pemikiran berisikan point-point latar belakang berdasarkan hasil pemikiran pelaksana mengapa kegiatan ini diajukan

Dasar pelaksanaan berisikan point-point dasar hukum sebagai landasan pelaksanaan kegiatan ini

<!–[if !supportLists]–> III. <!–[endif]–>Maksud dan tujuan

<!–[if !supportLists]–> IV. <!–[endif]–>Deskripsi/rencana kegiatan

Berisikan teknis-teknis pelaksanaan kegiatan. Seperti nama kegiatan, tema, waktu, tempat, penyelenggara, peserta, materi, bentuk kegiatan, acara, dll

<!–[if !supportLists]–> V. <!–[endif]–>Susunan kepanitiaan

<!–[if !supportLists]–> VI. <!–[endif]–>Anggaran biaya (sumber pemasukan)

<!–[if !supportLists]–> VII. <!–[endif]–>Penutup

<!–[if !supportLists]–> VIII. <!–[endif]–>Format tanda tangan

Aturan format tanda tangan :

<!–[if !supportLists]–>(1) <!–[endif]–>yang disebelah kanan kedudukannya(jabatannya) lebih tinggi dari yang disebelah kiri

<!–[if !supportLists]–>(2) <!–[endif]–>yang disebelah bawah kedudukannya lebih tinggi dari yang disebelah atas

<!–[if !supportLists]–>(3) <!–[endif]–>Cap disebelah kanan atas (bukan ditengah atau dikiri)

<!–[if !supportLists]–> IX. <!–[endif]–>Lampiran

PROPOSAL ANALISA USULAN KEGIATAN (Versi ROHANI-554)

<!–[if !supportLists]–> I. <!–[endif]–>Pendahuluan
<!–[if !supportLists]–> II. <!–[endif]–>Dasar pemikiran [kondisi objektif, kondisi ideal]
<!–[if !supportLists]–> III. <!–[endif]–>Tujuan
<!–[if !supportLists]–> IV. <!–[endif]–>Sasaran
<!–[if !supportLists]–> V. <!–[endif]–>Target segmen objek
<!–[if !supportLists]–> VI. <!–[endif]–>Deskripsi pelaksanaan (waktu, tempat, materi, bentuk acara)
<!–[if !supportLists]–> VII. <!–[endif]–>Pelaksana
<!–[if !supportLists]–> VIII. <!–[endif]–>Kriteria keberhasilan
<!–[if !supportLists]–> IX. <!–[endif]–>Anggaran dana
<!–[if !supportLists]–> X. <!–[endif]–>Alternatif sumber dana

<!–[if !supportLists]–>B. SURAT MENYURAT<!–[endif]–>

Kegiatan penanganan surat adalah kegiatan yang dimulai dari penerimaan surat masuk maupun surat keluar, pencatatan, pemrosesan sampai dengan pengiriman dan penyimpanan arsip.

Semua surat masuk maupun surat keluar harus dicatat untuk memudahkan pengendalian/penemuan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Pengertian surat

Surat adalah sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain

Fungsi surat

Sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai :

<!–[if !supportLists]–>Wakil dari pengirim/penulis
<!–[if !supportLists]–>Bahan bukti tertulis, misalnya surat perjanjian, bukti histories, dsb
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Pedoman pengambilan tindak lanjut/keputusan
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Alat mengingat, misalnya suratyang sudah diarsip
<!–[if !supportLists]–>Alat pengukur kegiatan organisasi/instansi
<!–[if !supportLists]–>Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak)

Jenis surat :

<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Memo
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Surat pengantar
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Surat keputusan
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Surat edaran
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Surat undangan
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Surat tugas
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Surat kuasa
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Surat pengumuman
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Surat pernyataan
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Surat keterangan
<!–[if !supportLists]–>Berita acara
Sifat dan derajat surat menurut sifatnya dapat dibedakan menjadi :

<!–[if !supportLists]–>Surat sangat rahasia, yaitu surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan yang tinggi dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya
<!–[if !supportLists]–>Surat rahasia, yaitu surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan yang tinggi, yang erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dna hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk
<!–[if !supportLists]–>Surat terbatas, yaitu surat yang informasinya membutuhkan pengamanan yang erat hubungannya dengan tugas khusus kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk
<!–[if !supportLists]–>Surat biasa, yaitu surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus

Salah satu ciri surat rahasia adalah bersampul/amplop rangkap

Fungsi arsip dapat digolongkan menjadi dua golongan, yaitu :

<!–[if !supportLists]–>1. <!–[endif]–>Arsip yang dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan ketatausahaan. Arsip ini digolongkan menjadi :

<!–[if !supportLists]–>

Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, karenanya disimpan di unit pengolahan
Arsip semi aktif, yaitu berkas surat yang frekuensi penggunaannya sudah menurun
Arsip inaktif, yaitu berkas surat yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus, disimpan di pusat penyimpanan arsip
<!–[endif]–><!–[if !supportLists]–><!–[endif]–><!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>

<!–[if !supportLists]–>2. <!–[endif]–>Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan

Penyimpanan arsip dapat didasarkan pada :

<!–[if !supportLists]–>- <!–[endif]–>Masalah
<!–[if !supportLists]–>Abjad
<!–[if !supportLists]–>Tanggal
<!–[if !supportLists]–>Nomor
<!–[if !supportLists]–>Wilayah

Penulisan bagian surat :

Bagian surat terdiri atas :

<!–[if !supportLists]–>1. <!–[endif]–>Kepala surat, yang mencantumkan :

<!–[if !supportLists]–>Lambang instansi
<!–[if !supportLists]–>Nomor, lampiran dan perihal
<!–[if !supportLists]–>Tanggal
<!–[if !supportLists]–>Alamat tujuan surat
<!–[if !supportLists]–>2. <!–[endif]–>Isi surat, secara garis besar terbagi menjadi tiga bagian :

<!–[if !supportLists]–>- <!–[endif]–>Pendahuluan

Pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat, ditulis dengan singkat dan jelas tentang yang akan diberitahukan, dapat berupa pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, permintaan atau balasan

<!–[if !supportLists]–>- <!–[endif]–>Isi pokok

Isi pokok mengemukakan hal yang perlu disampaikan, singkat, lugas dan jelas serta merupakan uraian dari inti surat

<!–[if !supportLists]–>- <!–[endif]–>Penutup

Kalimat penutup merupakan simpul dan kunci isi surat, dapat juga berupa harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat

<!–[if !supportLists]–>3. <!–[endif]–>Penutup surat, terdiri atas :

<!–[if !supportLists]–>Nama dan jabatan penanda tangan
<!–[if !supportLists]–>Tanda tangan
<!–[if !supportLists]–>Cap
<!–[if !supportLists]–>Tembusan

<!–[if !supportLists]–>C. LAPORAN KEGIATAN :<!–[endif]–>

Bab-bab isi laporan : (alternatif)

<!–[if !supportLists]–>kesekretariatan
<!–[if !supportLists]–> <!–[endif]–>tiap bidang (Deskripsi kegiatan)
<!–[if !supportLists]–>keuangan
<!–[if !supportLists]–>evaluasi kegiatan
<!–[if !supportLists]–>Kesimpulan, saran
<!–[if !supportLists]–>lampiran

<!–[if !supportLists]–>D. DOKUMENTASI :<!–[endif]–>

<!–[if !supportLists]–>Adanya penomoran dokumentasi
<!–[if !supportLists]–>Adanya sistematika penyimpanan dokumentasi

<!–[if !supportLists]–>E. PEMBUKUAN KEUANGAN<!–[endif]–>

Jenis I :

Tanggal
Aktivitas
Debet
Kredit
Saldo

Jenis II :

Debet
Kredit

Tanggal
Aktivitas
Saldo
Tanggal
Aktivitas
Saldo

Perhatikan bahwa pembukuan harus dilengkapi dengan tanda bukti pengeluaran (bon, kuitansi, dll)

Team Building

Definisi TIM
Sekumpulan individual tidak dapat disebut team, mereka harus disatukan dengan baik oleh pemimpin mereka yang menuju pada suatu tujuan yang sama

TIM adalah :

<!–[if !supportLists]–>Sekelompok kecil orang-orang dengan
<!–[if !supportLists]–> <!–[endif]–>keahlian yang saling melengkapi, dimana mereka berkomitmen untuk
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>mencapai tujuan bersama dengan
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>standar kualitas kerja yang telah disepakati bersama dan
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>tiap anggota TIM mempunyai peran dan tugas yang jelas
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>dan bertanggungjawab bersama untuk tindakan setiap anggotanya
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Mereka juga sangat memperdulikan perkembangan pribadi anggota lain

<!–[if !supportLists]–> <!–[endif]–>Mengapa TIM ?
<!–[if !supportLists]–>TIM itu lebih dari sekedar sekelompok orang yang bekerja bersama !
<!–[if !supportLists]–>TIM mempunyai potensi menyelesaikan masalah jauh lebih banyak daripada jumlah anggota secara perorangan
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Ketika sejumlah orang sudah menjadi TIM yang solid, kekuatan TIM bukan sekedar penjumlahan dari kekuatan anggota-anggotanya. Kekuatan TIM yang padu jauh lebih besar lagi. (Mungkin perkalian atau bahkan perpangkatannya)
<!–[if !supportLists]–>Keunggulan TIM :

<!–[if !supportLists]–>Lebih banyak gagasan muncul, sehingga kemampuan inovasi meningkat
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Tekanan kerja berkurang karena masalah selalu dibahas bersama
<!–[if !supportLists]–>Masalah besar yang melibatkan banyak bidang keahlian lebih baik dipecahkan dengan pendekatan TIM
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Tim mempunyai potensi menyelesaikan tugas yang lebih sulit, lebih banyak dengan lebih baik dibandingkan seorang individu
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Ketika sejumlah orang sudah menjadi tim yang solid, kekuatan tim bukan sekedar penjumlahan dari kekuatan anggota-anggotanya. tim yang padu jauh lebih besar lagi (mungkin perkalian atau perpangkatan)

<!–[if !supportLists]–>TIM, Kelompok dan individu
Ada beberapa perbedaan nyata antara bekerja dalam TIM dengan bekerja sendiri atau bekerja bersama dalam kelompok sekalipun.

Point kesuksesan TIM :

<!–[if !supportLists]–>TIM memiliki kemampuan yang lebih baik dari kemampuan perorangan dalam hal kemampuan dan proses managementnya
Karena :

<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>TIM menyatukan kemampuan dan pengalaman anggotanya yang saling melengkapi
<!–[if !supportLists]–>Setiap anggota TIM yang saling bertanggungjawab terhadap kesuksesan TIM menghasilkan kemampuan bekerja TIM yang lebih baik
<!–[if !supportLists]–>TIM lebih fleksibel dan lebih tanggap terhadap perubahan keadaan
Karena :

<!–[if !supportLists]–>TIM dengan sasaran kerja yang jelas, dapat melahirkan gagasan-gagasan yang lebih banyak untuk menghadapi masalah-masalah yang muncul

<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>TIM dapat membangun kepercayaan diri setiap anggotanya terhadap kemampuannya masing-masing
Karena :

<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Kepercayaan diri mereka akan lebih baik sewaktu mereka menghadapi masalah secara bersama-sama dalam satu TIM

<!–[if !supportLists]–>TIM lebih menyenangkan
Karena :

<!–[if !supportLists]–>

TIM memiliki rasa kekeluargaan dan kebersamaan
Setiap anggota TIM menikmati bagaimana dirinya menjadi “sesuatu yang lebih besar dari dirinya sendiri”.
Adanya humor mendorong kerja TIM yang lebih baik
<!–[endif]–><!–[if !supportLists]–><!–[endif]–><!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>

<!–[if !supportLists]–> <!–[endif]–>Ciri khas dari sebuah TIM
<!–[if !supportLists]–>· <!–[endif]–>hubungan antar anggota yang sangat erat dan terbuka
<!–[if !supportLists]–>· <!–[endif]–>rasa identitas yang kuat
<!–[if !supportLists]–>· <!–[endif]–>semangat dan energi yang besar
<!–[if !supportLists]–>· <!–[endif]–>setiap anggota memberikan sumbangan dan perannya masing-masing yang khas

<!–[if !supportLists]–>Langkah-langkah pembinaan TIM
<!–[if !supportLists]–>Menentukan misi/tujuan yang jelas
<!–[if !supportLists]–>Memulai dengan tugas-tugas yang sederhana
<!–[if !supportLists]–>Memastikan adanya kesepakatan dan komitmen dari seluruh anggota
<!–[if !supportLists]–>Menyusun program realistis
<!–[if !supportLists]–>Membahas masalah secara luas dan jujur
<!–[if !supportLists]–>Mendorong suasana yang jujur dan terbuka
<!–[if !supportLists]–>Tidak menggunakan paksaan pada anggota
<!–[if !supportLists]–>Menerima bantuan dari luar jika perlu
<!–[if !supportLists]–>Banyak mendelegasikan tugas pada anggota
<!–[if !supportLists]–>Mau belajar dari kegagalan
<!–[if !supportLists]–>Konsisten
<!–[if !supportLists]–>Hal-hal yang harus diperhatikan
<!–[if !supportLists]–>semua anggota tim jelas mengenal sasaran tim dan sepakat
<!–[if !supportLists]–>kemampuan perorangan dikenali agar peran menjadi jelas
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>tim mempunyai struktur yang baik
<!–[if !supportLists]–>tim mempunyai mekanisme kerja yang baik
<!–[if !supportLists]–>tim disiplin
<!–[if !supportLists]–>tim saling mendukung dan mengembangkan hubungan yang erat
<!–[if !supportLists]–>tim bersikap terbuka
<!–[if !supportLists]–>kepemimpinan yang memadai
<!–[if !supportLists]–>anggota tim mesti punya keahlian masing-masing yang khas
<!–[if !supportLists]–>semua anggota mesti loyal dan saling mendukung
<!–[if !supportLists]–>tidak ragu-ragu untuk berbeda pendapat
<!–[if !supportLists]–>kreatif

<!–[if !supportLists]–> <!–[endif]–>Yang harus dihindari
Kerja suatu TIM tidak akan ada artinya jika :

<!–[if !supportLists]–>· <!–[endif]–>kepemimpinan TIM buruk
<!–[if !supportLists]–>· <!–[endif]–>anggota tidak memiliki sikap yang diperlukan
<!–[if !supportLists]–>· <!–[endif]–>suasana TIM sendiri tidak konstruktif
<!–[if !supportLists]–>· <!–[endif]–>sasaran yang tidak jelas/terpahami
<!–[if !supportLists]–>· <!–[endif]–>kurangnya ransangan atau motivasi tim berupa standar tinggi
<!–[if !supportLists]–>· <!–[endif]–>metode kerja yang tidak efektif
<!–[if !supportLists]–>· <!–[endif]–>keterbukaan tim dan informasi terbatas
<!–[if !supportLists]–>· <!–[endif]–>tidak memiliki kreativitas yang tinggi
<!–[if !supportLists]–>· <!–[endif]–>pribadi-pribadi yang tidak berkembang

<!–[if !supportLists]–>1.h. <!–[endif]–>Tipe TIM
TEAM TYPE
CHARACTERISTICS
Effecti-veness

Working Group
Members interact to share information, best practices or perspectives and to make decisions to help each individual perform within his/her own responsibility
25 %

Pseudo Team
Group members not focused on collective performance and not really trying to achieve it
0 %

Potential Team
Group trying to improve performance impact but needs more clarity on purpose, goals and common working approach
25 %

Real Team
Members committed to common purpose, goals, working approach for which they hold themselves mutually accountable
50 %

High Performance Team
Same as above, but members also deeply committed to one another’s personal growth and success
100 %

<!–[if !supportLists]–>Tahapan dalam membangun TIM
Tahapan
Karakteristik

Forming
Setiap anggota mulai mengenal yang lainnya dan menetapkan dasar awal peraturan team

Storming
Konflik antar anggota team mulai ada

Norming
Anggota team akan prosedur pelaksanaan, ingin selalu bekerjasama, mengembangkan perkawanan dan komitmen untuk melaksanakan proses

Performing
Anggota team bekerja bersama untuk mencapai tujuan

<!–[if !supportLists]–>1.j. <!–[endif]–>Karakter dari TIM yang efektif
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Misi dan tujuan yang jelas
Penyampaian dari misi dan tujuan ini harus jelas dan dimengerti oleh setiap anggota team. Walaupn di dalam team tersebut terdapat sub sub team yang masing masing mempunyai misi dan tujuan yang berbeda. Tetapi misi dan tujuan secara keseluruhan tetap harus dimengerti oleh tiap anggota team.

<!–[if !supportLists]–>Trust
Trust dapat berarti berbagai macam untuk orang yang berbeda. Di dalam hal ini trust dapat diartikan sebagai level kenyamanan antar tiap anggota team yang dimanefestasikan dalam kemampuan tiap anggota team untuk menerima perbedaan pendapat, sikap dan nilai. Permasalahan permasalahan yang sering timbul dalam team atau konflik akan terminimalisir bila adanya nilai trust ini.

<!–[if !supportLists]–>Kohesif
Kekuatan dan keinginan dari setiap anggota team untuk mempertahankan team mereka

<!–[if !supportLists]–>Mengerti keterkaitan antar anggota untuk mencapai suatu tujuan
Memahami bahwa untuk mencapai suatu tujuan dibutuhkan peranan dari setiap anggota tidak memandang signifikan atau tidak peranan tersebut. “in a teamwork everyone contributes their share”

<!–[if !supportLists]–>Tahapan untuk menuju TIM yang sukses
Ada beberapa tahapan untuk melukiskan perkembangan menuju team yang sukses

Tahap 1 : the undeveloped team

Tahapan yang paling umum. Dimana team ini telah terbentuk tetapi diantara anggota team masih banyak yang tidak saling percaya, ego yang masih tinggi diantara anggota. Keputusan di dalam team ini sepenuhnya diambil oleh manager

Tahap 2 : the experimenting team

Pada tahapan ini team mulai menghadapi permasalahan dengan lebih terbuka. Suasana diantara anggota team mulai terlihat lebih akrab

Tahap 3 : the consolidating team

Team ini mulai percaya diri dan diantara team telah tumbuh rasa saling percaya satu dengan lainnya. Pengambilan keputusan dilakukan dengan lebih demokratis.

Tahap 4 : the mature team

Ini merupakan tahapan team yang paling tinggi dimana team siap untuk bekerja dengan efektif. Ego individual telah kalah oleh kepentingan team dan dalam setiap pengambilan keputusan team seluruh anggota team dilibatkan baik secara langsung maupun tidak langsung

<!–[if !supportLists]–>Memotivasi TIM
Sangat mengagumkan melihat hasil yang dapat dicapai oleh sebuah tim yang bermotivasi tinggi.

Berikut ini adalah alternatif prinsip yang dapat digunakan untuk mengubah kelompok menjadi sebuah tim :

<!–[if !supportLists]–>1. Mereka seharusnya mampu dan harus sesuai untuk jabatannya<!–[endif]–>

Orang seharusnya mampu, melalui pelatihan dan berbagai program pengembangan kepribadian, agar menjadi sesuai dengan peran yang harus mereka mainkan dalam tim mereka.

Tetapi jika seseorang tidak ingin dilatih atau tidak menginginkan jabatan yang telah mereka duduki, mereka tidak akan pernah sesuai dengan jabatan mereka itu.

<!–[if !supportLists]–>2. Mereka harus merasakan sukses<!–[endif]–>

Sebuah tim, agar mampu mencapai sukses, harus bahagia dan kebahagiaan itu dapat dikembangkan melalui kemampuan merasakan kenikmatan sukses.

“Mengetahui diri kita sendiri melangkah maju memotivasi kita.”

<!–[if !supportLists]–>3. Mereka harus mempunyai sikap yang tepat<!–[endif]–>

Ketika orang sedang bermain, atau ikut serta dalam sebuah kegiatan social maupun aktivitas amal, mereka nampaknya tidak sedang bekerja. Jadi, yang penting adalah sikap kita terhadap pekerjaan.

Ada sebagian orang yang mulai bekerja jam setengah delapan pagi sampai jam tujuh atau delapan malam. Walaupun tidak tiap-tiap hari dalam seminggu, tetapi secara teratur dan bila diperlukan.

Dan di dalam perusahaan lain, orang mulai bekerja jam sembilan pagi, kemudian satu menit menjelang pukul lima sore mereka akan menghambur keluar. Mereka tidak tahan lagi untuk segera meninggalkan tempat kerjanya.

Menciptakan Suasana TIM

Berikut ini sepuluh tip kunci untuk menciptakan lingkungan yang sesuai bagi tim agar dapat termotivasi secara alamiah.

<!–[if !supportLists]–>1. Kondisi kerja yang positif<!–[endif]–>

Maksudnya adalah bahwa perlengkapan, peralatan dan system di mana anggota tim akan bekerja haruslah secara nyata berfungsi baik.

<!–[if !supportLists]–>2. Penegasan tugas<!–[endif]–>

Semua tim perlu sadar akan penegasan tugas organisasi

<!–[if !supportLists]–>3. Budaya prioritas<!–[endif]–>

Apa yang dihargai atau diakui oleh seorang manajer ?

<!–[if !supportLists]–>Apakah orang yang dihargai adalah mereka kelihatan sibuk dan bekerja lebih lama ataukah mereka yang membuahkan hasil ?
<!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Apakah orang takut untuk bersikap lain karena adanya sanksi berat padahal yang sangat dibutuhkan adalah input yang kreatif ?
Orang akan selalu bertingkah laku sejalan dengan mekanisme penghargaan yang telah membentuk mereka.

<!–[if !supportLists]–>4. Sasaran umum<!–[endif]–>

Harus ada sebuah sasaran umum, sebuah tujuan atau bahkan sebuah alas an yang harus diperjuangkan.

Dalam menciptakan apa yang kini disebut sebagai ‘sasaran umum’ (common goal), sasaran itu harus menarik bagi semua orang dalam tim.

Tidaklah baik memberlakukan suatu sasaran pada sebuah tim yang hanya merangsang atau menarik bagi manajer, pimpinan, tetapi tidak menarik bagi atau merangsang semua orang yang terlibat.

Ini mengacu pada pentingnya menciptakan sasaran dengan suatu pengambilan keputusan melalui proses kolektif.

<!–[if !supportLists]–>5. Pertahankan energi tinggi<!–[endif]–>

Orang dengan sendirinya akan menjadi lebih termotivasi pada saat mereka sibuk. Sangat jarang mengalami kelelahan fisik. Tetapi bekerja keras tanpa stress hampir tidak pernah menjadi penyebab keluhan medis.

<!–[if !supportLists]–>6. Ingatlah akan individu<!–[endif]–>

Arti individu tetaplah penting sekalipun individu-individu itu merupakan bagian dari suatu tim.

Mereka masing-masing harus merasa bahwa perlakuan terhadap mereka adalah adil dan pantas.

Mereka masing-masing harus merasa bahwa sumbangan mereka bagi tim diakui.

Mereka masing-masing harus merasa bahwa peran mereka mendukung ke arah keberhasilan.

Mereka masing-masing harus mempunyai kesetiaan dan rasa hormat terhadap manajer dan rekan.

<!–[if !supportLists]–>7. Identitas tim<!–[endif]–>

Pernahkan Anda memperhatikan bagaimana orang begitu ingin mengenakan jaket atau kaus yang bertuliskan nama tim olahraga mereka ?

Inilah salah satu prinsip motivasi : keterlibatan dalam kelompok memotivasi.

Sebagai pemimpin, perhatikan setiap kemungkinan untuk menciptakan identitas tim

<!–[if !supportLists]–>8. Sukses harus dinikmati bersama-sama<!–[endif]–>

Anggota tim harus mampu untuk bersama-sama merasakan penghargaan atas sukses yang dicapai.

<!–[if !supportLists]–>9. Tim yang positif<!–[endif]–>

Bagaimana anggota tim berkomunikasi satu sama lain ? Jika negatif, satu hal yang pasti adalah bahwa tim itu akan menjadi tim yang tidak produktif. (saling kritik, saling menyalahkan, selalu mengeluh, suasana pengkhianatan)

Tugas pimpinan untuk mencegah komunikasi negatif menyebar.

Hanya diperlukan satu orang negatif untuk menjadikan selutuh anggota timnya berangsur-angsur menjadi negatif juga.

<!–[if !supportLists]–>10. Kepemimpinan yang memotivasi :<!–[endif]–>

<!–[if !supportLists]–> i. Menetapkan target<!–[endif]–>

Tetapkan target yang realistis dan laksanakan. Orang-orang akan dipenuhi dengan ilham bila mekre bekerja untuk seorang manajer yang mempunyai tujuan.

<!–[if !supportLists]–> ii. Berikan teladan<!–[endif]–>

Dalam jangka waktu tertentu, anggota cenderung menjadi duplikat pimpinan mereka.

Orang macam apa yang Anda inginkan sebagai anggota Anda ?

<!–[if !supportLists]–> iii. Teruslah melakukan perbaikan<!–[endif]–>

Jadilah seorang pemikir yang progresif. Jangan pernah biarkan mereka yang Anda pimpin untuk juga berpikir bahwa mereka sedang melakukan hal yang terbaik.

Jika kita ingin menghadapi kebenaran, kita semua bisa berbuat lebih baik lagi.

<!–[if !supportLists]–> iv. Berilah diri Anda waktu untuk berpikir<!–[endif]–>

Sisihkan sekitar setengah jam per hari untuk betul-betul berpikir dan Anda akan terkesan dengan hasilnya.

<!–[if !supportLists]–> v. Memimpinlah tanpa memaksa<!–[endif]–>

Kepemimpinan yang paling efektif adalah kepemimpinan melalui teladan dan bukan melalui perintah. Pemimpin yang termotivasi akan memimpin dan tidak perlu mendorong, akan menunjukkan tanpa perlu mengatakan.

<!–[if !supportLists]–> vi. Buatlah penilaian berdasarkan hasil<!–[endif]–>

Berharapkan agar selalu memperloeh penilaian berdasarkan hasil, sebab Anda sebagai pemimpin yang termotivasi akan menilai orang lain juga berdasarkan hasil

<!–[if !supportLists]–> vii. Bangunlah kepercayaan diri<!–[endif]–>

Kembangkan suatu kepercayaan diri yang besar akan diri Anda dan akan kemampuan Anda.

Kemampuan adalah sesuatu yang kita peroleh sebagai hasil dari suatu keinginan kuat.

<!–[if !supportLists]–> viii. Harapkanlah datangnya kritik<!–[endif]–>

<!–[if !supportLists]–> ix. Berpikir tentang masa depan<!–[endif]–>

Jika Anda dapat melakukan sesuatu yang sedikit berbeda dari apa yang Anda lakukan sehari sebelumnya, bertolak dari pandangan berbuat sedikit lebih baik, itu akan menimbulkan kepemimpinan yang mendatangkan inspirasi yang merupakan gaya yang bersifat sangat memotivasi

<!–[if !supportLists]–> x. Berpikirlah bagai seorang pemenang<!–[endif]–>

Ketika Anda dihadapkan pada suatu situasi, yang positif maupun negatif, cobalah membayangkan orang yang paling sukses akan bertindak apa.

Beristirahat Bersama-sama

Dengan mengajak tim Anda keluar apakah untuk keperluan pelatihan, diskusi atau bahkan bersenang-senang, Anda akan mempersatukan mereka semakin dekat.

Maraji’

Kharbanda Pinto, Successful Project Managers leading your team to success

Richard Denny, Motivate to Win

-, High Performance Team

itsar.web.id

February 5, 2009
Categories: educaion . . Author: andaspeak

Tentang hmtkitm

Himpunan adalah jiwa bagi setiap mahasiswa
Pos ini dipublikasikan di HIMPUNAN dan tag . Tandai permalink.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s